Perencanaan Dalam Manajemen

Perencanaan dipandang sebagai fungsi paling mendasar dan paling pertama yang harus dilakukan dalam manajemen. 

Perencanaan merupakan upaya penggunaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi atau perusahaan secara maksimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Dalam perencanaan, beberapa faktor yang perlu diperhatikan juga telah dipaparkan, yaitu penentuan tujuan jangka pendek dan panjang, merumuskan kebijakan beserta prosedur yang akan digunakan, dan melakukan peninjauan secara berkala.

Perencanaan yang dibuat oleh suatu organisasi atau perusahaan dapat memberikan banyak manfaat terhadap organisasi atau perusahaan itu sendiri. Wijayanti (2008) mengemukakan sembilan manfaat dari perencanaan, yaitu:
  1. Membantu manajemen untuk melakukan penyesuaian dengan perubahan dan perkembangan lingkungan yang terjadi;
  2. Membantu mengerucutkan persesuaian pada masalah-masalah utama;
  3. Memungkinkan manajer memahami gambaran operasi secara komprehensif dan lebih jelas;
  4. Membantu penempatan tanggung jawab dengan lebih tepat;
  5. Memberikan cara melakukan perintah untuk operasi;
  6. Mempermudah koordinasi antar organisasi;
  7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah untuk dipahami;
  8. Memperkecil pekerjaan yang tidak pasti; dan
  9. Menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Perencanaan suatu organisasi atau perusahaan selain memberikan manfaat yang banyak, juga memiliki kelemahan yang harus diperhatikan dan diantisipasi agar tidak menjadi hambatan dalam pencapaian tujuan. 

Wijayanti (2008) mengemukakan beberapa kelemahan perencanaan sebagai berikut:
  1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata;
  2. Perencanaan cendrung menunda pekerjaan;
  3. Kadang-kadang hasil yang paling baik diperoleh dari penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi; dan
  4. Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

Paparan mengenai kelemahan-kelemahan dari perencanaan di atas, merupakan kejadian yang bersifat kasuistik. Artinya, tidak selamanya suatu rencana yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan akan mengalami hal tersebut. 

Namun demikian, paparan tersebut sebagai gambaran agar dapat diantisipasi sebelum kelemahan tersebut benar-benar muncul pada perencanaan yang dibuat.

Selain kelemahan dari perencanaan di atas, tentunya yang juga membutuhkan perhatian yang serius adalah hambatan-hambatan atau keterbatasan-keterbatasan yang sering terjadi pada suatu organisasi atau perusahaan. 

Hambatan atau keterbatasan tersebut bisa muncul dari pihak pembuat dan pelaksana rencana, maupun sifat organisasi/perusahaan dengan lingkungannya. Hambatan dan keterbatasan tersebut antara lain adalah:
  1. Fleksibilitas, merupakan kemampuan untuk menyatakan perubahan atau penyesuaian terhadap perkembangan dan perubahan itu sendiri, baik dilihat dari sudut pandang fleksibilitas pembuat rencana maupun fleksibilitas rencana itu sendiri. Oleh karena itu, dituntut adanya kesiapan atau alternatif solusi apabila dalam pelaksanaan rencana yang dibuat mengalami hambatan.
  2. Biaya, yakni biaya yang dikeluarkan untuk melakukan identifikasi awal atau peramalan-peramalan terhadap kondisi yang akan datang.
  3. Waktu, yakni waktu untuk menyusun rencana pada umumnya seringkali tebatas, terutama bagi rencana-rencana tahunan.
  4. Rencana dibuat berdasarkan pada data yang telah lampau dan asumsi- asumsi yang akan datang. Hal ini juga sering terjadi karena data-data yang digunakan untuk menyusun rencana telah lampau dan asumsi- asumsi terhadap situasi dan kondisi yang akan datang tidak akurat. Sehingga rencana yang dibuat tidak dapat dilaksanakan atau sangat sulit untuk mencapai tujuan secara maksimal. Hal tersebut kadang tidak bisa dihindari karena pengetahuan dan imajinasi seseorang yang berwenang membuat rencana terbatas.

Strategi Dalam Manajemen

Memahami strategi akan lebih komprehensif apabila tidak hanya dilihat dari perspektif terminologinya, melainkan juga dilihat dari perspektif etimologinya. 

Secara etimologi istilah strategi berasal dari bahasa Yunani “strategeia” yang terdiri dari dua suku kata “stratos” atau militer dan “ag” atau memimpin. 

Dengan demikian, “strategeia” apabila dilihat dari perspektif terminologinya memiliki arti seni atau ilmu untuk menjadi seorang pemimpin militer (jenderal). 

Konsep tersebut, pada zaman dahulu sangat relevan karena sering terjadi peperangan, dimana keberadaan seorang jenderal sangat dibutuhkan untuk memimpin suatu angkatan perang agar selalu dapat memenangkan peperangan tersebut.

Strategi juga dapat dipandang sebagai suatu rencana pembagian dan penggunaan kekuatan militer dan material yang dimiliki pada daerah-daerah tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Dalam konteks kemiliteran, strategi didasarkan pada pemahaman beberapa hal penting, diantaranya:
  1. Kekuatan dan penempatan posisi lawan;
  2. Karakteristik fisik medan perang;
  3. Kekuatan dan karakter sumber daya yang tersedia;
  4. Sikap orang-orang yang menempati teretorial tertentu; serta
  5. Antisipasi terhadap setiap perubahan yang mungkin terjadi.

Penentuan strategi yang akan digunakan oleh suatu organisasi untuk memecahkan suatu persoalan yang dihadapi atau pada saat sutuasi yang dianggap layak menggunakan strategi bukan suatu yang mudah, kendatipun dalam banyak literatur dijelaskan dengan baik. Beberapa faktor yang mempengaruhi penentuan strategi yang akan digunakan, yaitu:

Peluang Pasar

Berkenaan dengan peluang pasar, yang menjadi pertanyaan adalah apakah populasi target yang menjadi sasaran dari produk/jasa perusahaan mengalami perubahan atau tetap seperti pada periode sebelumnya?. 

Apabila mengalami perubahan, tentunya harus ada penyesuaian strategi atau bahkan harus merumuskan strategi baru agar tetap dapat secara maksimal mencapai tujuan serta dapat memenangkan persaingan.
 

Sumber-sumber dan Kompetensi Perusahaan

Faktor kedua ini berkaitan dengan internal perusahaan atau suatu organisasi. Artinya perusahaan harus mengetahui secara pasti sumber daya-sumber daya yang dimiliki, baik sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya. 

Pengetahuan mengenai sumber daya dan kompetensi tersebut erat kaitannya dengan pendistribusian dan pembagian tugas dan fungsi yang akan dijalankan agar mencapai tujuan secara maksimal.

Aspirasi dan Nilai Perorangan

Aspirasi dan nilai perorangan yang dimaksudkan adalah apakah penawaran dan fasilitas yang diberikan kepada pelanggan atau konsumen terdapat perbedaan?. 

Artinya bagi pelanggan atau konsumen yang senatiasa menggunakan produk atau jasa dari perusahaan akan mendapatkan apresiasi dan penilaian tersendiri atau sama saja dengan yang lainnya.

Kewajiban Sosial

Dalam penentuan strategi, organisasi atau perusahaan juga akan melihat kewajiban-kewajiban sosial yang harus ditunaikan. 

Kewajiban sosial yang dimaksudakn seperti contoh memberikan pertolongan bagi perusahaan atau organisasi lain yang membutuhkan bantuan.

Sumber : Wijayanti, Irene Diana Sari. (2008). Manajemen. Jogjakarta: Mitra Cendikia Press. h. 2.